1. Chi è il titolare
Il titolare del trattamento è Ciciarelli Alessandro, che opera con il nome Intelligenza Artificiale Italia e offre il servizio HIROS. Per qualsiasi domanda sui tuoi dati, e per esercitare i tuoi diritti, scrivi a assistenza@hiros.cloud.
Partita IVA: IT17332331002 · C.F.: CCRLSN00P26H501O · Sede legale: Largo Giuseppe Minganti, 00156 Roma (RM), Italia · Telefono: 3396944530
2. Due ruoli diversi
HIROS tratta i dati in due modi, ed è importante distinguerli.
- Come titolare: per i dati necessari a far funzionare il rapporto con te. Sono le richieste dal sito, l’account, l’azienda cliente, la licenza, la fatturazione, l’assistenza e la sicurezza del servizio.
- Come responsabile del trattamento per conto del cliente: per i contenuti che l’azienda cliente inserisce in HIROS o fa elaborare ai propri dipendenti AI. Sono chat, file, procedure, memoria, integrazioni e messaggi dei canali collegati. Per questi dati il titolare è l’azienda cliente, che decide finalità e mezzi. HIROS li tratta solo su sue istruzioni, secondo l’accordo sul trattamento dei dati contenuto nei Termini di servizio.
Se sei un dipendente, un cliente o un fornitore di un’azienda che usa HIROS, rivolgiti prima di tutto a quell’azienda: è lei a decidere come vengono usati i tuoi dati.
3. Quali dati trattiamo
Sul sito
- Richieste di accesso e di contatto: email e, se li indichi, nome, azienda, telefono e messaggio.
- Dati tecnici di navigazione: i server registrano indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta e tipo di browser. Servono a erogare le pagine e a proteggerle.
Il sito non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica di terze parti. Anche i caratteri tipografici sono serviti dai nostri server. I dettagli sono nella Cookie policy.
Nell’applicazione HIROS
- Account: nome, email, ruolo nell’azienda (amministratore o operatore). La password è conservata solo in forma cifrata con una funzione di hash: nessuno può leggerla.
- Azienda cliente: nome, settore, telefono, sito, il «DNA aziendale» (attività, obiettivi, regole), le persone invitate e i loro accessi.
- Lavoro dei dipendenti AI, trattato per conto del cliente: configurazione dei dipendenti, procedure e loro versioni, conversazioni e file allegati, attività e risultati, richieste nell’Inbox, memoria, integrazioni e messaggi dei canali collegati (per esempio un indirizzo email aziendale).
- Credenziali: password e chiavi che assegni a un dipendente sono conservate cifrate in un archivio protetto. Per gli accessi autorizzati HIROS può usarle nei programmi collegati. Durante queste operazioni, i contenuti dei campi e delle schermate possono essere visibili al modello e al provider di IA scelto dall’azienda.
- Computer collegato: identificativo del dispositivo, nome scelto da te, versione del programma e stato di collegamento.
- Licenza e pagamenti: piano, limiti, scadenza e stato dell’attivazione. Per la fatturazione trattiamo anche i dati fiscali dell’azienda. Oggi i piani si attivano su richiesta e conferma, senza pagamenti con carta nel servizio. Se introdurremo il pagamento online, sarà gestito da Stripe: i dati della carta li riceverà solo Stripe, mai HIROS, e noi vedremo l’esito, l’importo e le ricevute.
- Assistenza: ticket, messaggi e immagini che alleghi. Non allegare password, token o documenti che non servono alla richiesta.
- Notifiche: quando un dipendente AI ti chiede una risposta o un’approvazione, HIROS ti invia un’email da assistenza@hiros.cloud con l’oggetto della richiesta e il link per aprirla. Puoi disattivarle dal tuo profilo.
- Sicurezza: accessi, operazioni amministrative rilevanti e tentativi falliti, per proteggere gli account e il servizio.
- Accessi del nostro personale: quando il personale autorizzato entra nell’azienda per assistenza o attivazione, registriamo chi è entrato, quando e per quanto tempo. Il registro è consultabile dal titolare dell’account.
Nel programma per Windows
Il programma esegue sul computer collegato le attività dei dipendenti AI, con i programmi e i permessi che l’azienda gli assegna. Durante il lavoro può leggere i contenuti a schermo e i file necessari al compito. Comunica solo con HIROS, con il provider di IA collegato dall’azienda e con i programmi e i siti che le attività richiedono. Non contiene strumenti di pubblicità o di profilazione.
Se installi il programma dal Microsoft Store, Microsoft tratta come titolare autonomo i dati legati al tuo account Microsoft, allo scaricamento e agli aggiornamenti, secondo l’informativa sulla privacy di Microsoft. Da Microsoft riceviamo solo statistiche aggregate, come numero di installazioni, versione di Windows ed eventuali arresti anomali, che non ti identificano.
4. Il motore di intelligenza artificiale
HIROS usa l’account del provider di IA che l’azienda collega, in abbonamento oppure con una chiave API. Le richieste ai modelli partono dal computer collegato con quell’account. Il provider tratta i contenuti secondo il contratto e le condizioni che l’azienda ha con lui, e i consumi restano sul suo account.
Le risposte dell’IA possono contenere errori. Per questo HIROS chiede conferma prima delle azioni importanti, secondo le regole che l’azienda imposta.
5. Dettatura vocale
Se usi il microfono per dettare un testo, la trascrizione è fatta dal riconoscimento vocale del tuo browser, che può inviare l’audio al servizio del produttore del browser. HIROS non registra né conserva l’audio: riceve solo il testo che scegli di inviare. Prima del primo uso te lo diciamo e puoi rinunciare.
6. Perché li trattiamo e su quale base
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Rispondere alle richieste di accesso e di contatto | Misure precontrattuali richieste da te (art. 6.1.b GDPR) |
| Fornire il servizio: account, applicazione, programma per Windows, licenza | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Assistenza e comunicazioni di servizio | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Sicurezza, prevenzione degli abusi, backup | Legittimo interesse a proteggere il servizio e i dati dei clienti (art. 6.1.f) |
| Fatturazione e obblighi fiscali e contabili | Obbligo di legge (art. 6.1.c) |
| Difesa in caso di contestazioni | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
Non vendiamo i dati, non li usiamo per pubblicità e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
7. A chi possono arrivare
- Fornitori tecnici che lavorano per noi come responsabili del trattamento: hosting e database (Aruba S.p.A., in Italia) e servizio di invio email. Se e quando attiveremo i pagamenti online, Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda), che tratta i dati di pagamento anche come titolare autonomo secondo la propria informativa. Se l’azienda usa le App collegate gestite da HIROS, anche la piattaforma che collega le applicazioni esterne, che può trattare i dati fuori dallo Spazio economico europeo (vedi il punto 8).
- Servizi scelti dall’azienda cliente: il provider di IA collegato e le applicazioni di terze parti che integra, come posta, calendario, CRM o gestionali. I dati arrivano a questi servizi solo nella misura necessaria al lavoro che l’azienda assegna.
- Persone autorizzate: il nostro personale di amministrazione e assistenza, con accesso limitato a ciò che serve.
- Autorità, quando la legge lo richiede.
8. Trasferimenti fuori dall’Unione europea
I server dell’applicazione e del database sono ospitati in Italia. La piattaforma delle App collegate gestite da HIROS può trattare i dati fuori dallo Spazio economico europeo: in tal caso il trasferimento avviene solo con le garanzie degli articoli 44–49 del GDPR, come una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali standard. I servizi scelti dal cliente possono trattare dati anche fuori dallo Spazio economico europeo. Prima di collegarli occorre verificarne informative, ruoli, localizzazione e garanzie effettivamente applicabili ai trasferimenti, quali decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard ove necessarie. Non presumiamo che ogni servizio esterno offra automaticamente garanzie adeguate. Per i trattamenti di nostra competenza restano fermi gli obblighi di legge e contrattuali.
9. Per quanto tempo
- Account, azienda e contenuti del servizio: per tutta la durata del rapporto. Alla cessazione li cancelliamo o li restituiamo su richiesta del cliente, salvo quanto la legge ci obbliga a conservare.
- Documenti fiscali e contabili: per dieci anni, come previsto dall’art. 2220 del codice civile.
- Richieste dal sito: per il tempo necessario a gestirle. Se non nasce un rapporto, le cancelliamo quando non servono più.
- Dati di sicurezza e log tecnici: per il tempo necessario a proteggere il servizio e a ricostruire eventuali incidenti.
- Backup: cifrati, vengono sostituiti a rotazione. I dati cancellati escono dai backup quando questi vengono rinnovati.
10. Come li proteggiamo
Connessioni cifrate (HTTPS), password conservate come hash, credenziali in un archivio cifrato, backup cifrati, accessi separati per ruolo e per azienda, registrazione delle operazioni rilevanti. Nessuna misura rende un sistema invulnerabile: se dovesse verificarsi una violazione dei dati, la gestiremo e la comunicheremo come previsto dagli articoli 33 e 34 del GDPR.
11. I tuoi diritti
Puoi chiedere in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato leggibile (portabilità) e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Scrivi a assistenza@hiros.cloud: rispondiamo entro un mese.
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
12. Minori
HIROS è un servizio per imprese e professionisti. Non è destinato a minori di 18 anni.
13. Modifiche
Se cambiamo questa informativa, aggiorniamo la data in alto. Ti avvisiamo prima quando le modifiche riguardano in modo rilevante i tuoi dati.