Termini di servizio

1. Chi offre il servizio

HIROS è offerto da Ciciarelli Alessandro, che opera con il nome Intelligenza Artificiale Italia («noi»). Contatti: assistenza@hiros.cloud.

Partita IVA: IT17332331002 · C.F.: CCRLSN00P26H501O · Sede legale: Largo Giuseppe Minganti, 00156 Roma (RM), Italia · Telefono: 3396944530

2. A chi è rivolto

HIROS è un servizio per imprese, enti e professionisti («cliente»). Non è offerto ai consumatori. Chi crea l’account dichiara di avere il potere di accettare questi termini per il cliente.

3. Cosa offre HIROS

HIROS permette di creare dipendenti AI: assistenti software che, con le istruzioni, le procedure, le integrazioni e le credenziali assegnate dal cliente, svolgono attività sui programmi del cliente. Lo fanno tramite un computer Windows collegato e le integrazioni configurate.

Le azioni con effetti esterni, come inviare comunicazioni, pubblicare contenuti o modificare dati, avvengono secondo le regole impostate dal cliente. Quando le regole lo prevedono, HIROS chiede conferma nell’Inbox prima di procedere.

Una procedura nuova o modificata resta «in collaudo» finché il cliente non ne avvia un’esecuzione dalla sua pagina e questa si conclude. Solo dopo il collaudo il dipendente AI la usa in chat, nei canali e nel calendario.

Le funzioni indicate come «Pre-alpha» o «anteprima», come le Applicazioni HIROS, sono fornite per prova nello stato in cui si trovano. Possono cambiare o essere ritirate e non vanno usate per attività critiche senza una verifica del cliente.

Il programma per Windows e il Microsoft Store

Il programma HIROS per Windows è gratuito e si scarica dal sito oppure dal Microsoft Store. Funziona solo collegato a un account HIROS: senza account non svolge alcuna attività. La versione del Microsoft Store si aggiorna tramite lo Store; quella scaricata dal sito si aggiorna dal programma stesso, dopo la tua conferma.

Chi installa il programma dal Microsoft Store riceve la licenza d’uso da noi, secondo questi termini, e non da Microsoft. Microsoft e le sue consociate non sono parte del rapporto e non hanno obblighi di assistenza, manutenzione o garanzia sul programma; per lo scaricamento valgono anche le condizioni del Microsoft Store. Puoi disinstallare il programma in qualsiasi momento dalle impostazioni di Windows: la disinstallazione non cancella i dati dell’azienda su HIROS.

Se un dipendente AI produce un contenuto inappropriato, offensivo o illecito, segnalacelo da Assistenza nell’applicazione oppure a assistenza@hiros.cloud, indicando il dipendente, la data e il contenuto: lo esaminiamo e, se serve, interveniamo sulla configurazione o sul servizio.

I video e le interfacce mostrati sul sito sono illustrativi e usano dati dimostrativi. Le funzioni disponibili sono quelle della versione in uso.

4. Account e accessi

• Il cliente custodisce le credenziali, attribuisce accessi nominativi a persone autorizzate, verifica e revoca tempestivamente i relativi permessi. Gli utenti agiscono nell’ambito dell’organizzazione e delle istruzioni del cliente, che risponde delle condotte a lui imputabili; restano ferme le responsabilità inderogabili del fornitore.
• Gli amministratori configurano l’azienda e vedono tutto il lavoro; gli operatori usano solo i dipendenti assegnati. Il cliente sceglie chi invitare e con quale ruolo.
• Per assistenza, attivazione o sicurezza, il personale autorizzato del fornitore può accedere all’azienda del cliente con i permessi di amministratore. Ogni accesso è nominativo, limitato al tempo necessario e registrato in un registro consultabile dal titolare dell’account.
• Ci avvisi subito se sospetti un accesso non autorizzato.

5. Cosa resta in capo al cliente

• Configurazioni: le integrazioni, le credenziali e le autorizzazioni assegnate ai dipendenti AI. Configurarle, aggiornarle e revocarle è compito del cliente, che deve assegnare solo ciò che serve.
• Controllo dei risultati: le proposte generate dall’IA possono contenere errori. Il cliente le verifica prima di salvarle, approvarle o usarle. HIROS non sostituisce il controllo del cliente né una consulenza legale, fiscale o professionale.
• Liceità dei dati: il cliente tratta tramite HIROS solo dati che ha il diritto di trattare, con una base giuridica adeguata, e informa i propri interessati.
• Provider di IA e programmi di terzi: il cliente collega il proprio account del provider di IA e delle applicazioni integrate e ne accetta le condizioni. I relativi costi e consumi sono a suo carico.
• Computer collegato: il cliente mette a disposizione un computer Windows idoneo, acceso e collegato, protetto e aggiornato.
• Schermo e credenziali: per svolgere le attività che il cliente assegna, il programma per Windows legge lo schermo e usa le credenziali che il cliente fornisce, solo nei programmi e con i permessi che il cliente stesso sceglie. È un’attività svolta su istruzione del cliente. HIROS non registra lo schermo in modo continuativo: conserva solo le immagini che un dipendente AI pubblica come risultato o prova di un’esecuzione, nell’area del cliente, dove il cliente può eliminarle. Le immagini della condivisione dello schermo sono temporanee.
• Autonomia e supervisione: il cliente stabilisce quali azioni richiedono approvazione, verifica procedure, memorie, destinatari e ambiti di accesso e collauda le configurazioni prima dell’impiego operativo. L’abilitazione di un’azione senza approvazione costituisce un’istruzione del cliente, non una garanzia di esattezza del risultato. Le comunicazioni ricevute da terzi non devono essere considerate automaticamente autorizzazioni.
• Utenti autorizzati: il cliente informa e forma le persone cui concede accesso e impone il rispetto di questi termini, dei vincoli di riservatezza e delle condizioni dei servizi collegati. Deve sospendere l’automazione e segnalare tempestivamente comportamenti anomali, preservando le prove necessarie.
• Richieste di terzi: nei limiti di legge, il cliente tiene indenne il fornitore dalle pretese e dai costi ragionevoli derivanti da dati illeciti, istruzioni non autorizzate o violazioni a lui imputabili. L’obbligo non comprende danni imputabili al fornitore, non limita i diritti degli interessati e richiede tempestiva comunicazione della pretesa e possibilità di partecipare alla difesa.

Intelligenza artificiale e trasparenza

Il cliente è il deployer dei sistemi di IA che configura in HIROS. Quando i dipendenti AI comunicano con persone fisiche per suo conto, per esempio via email o chat, il cliente fa in modo che queste ne siano informate, nei casi e nei modi previsti dal Regolamento (UE) 2024/1689. Il cliente non affida a HIROS decisioni che producono effetti giuridici o analogamente significativi su persone fisiche, come selezione del personale o valutazione del merito creditizio, senza un intervento umano e senza aver verificato gli obblighi applicabili.

Servizi esterni e indipendenza dei fornitori

HIROS non è proprietario né gestore dei modelli di IA, delle API e delle applicazioni esterne collegate dal cliente e non agisce quale loro rappresentante. Quando contrattualizzati direttamente dal cliente, tali servizi sono soggetti alle proprie condizioni, informative, limiti d’uso e disponibilità; il cliente ne verifica compatibilità, autorizzazioni e costi prima dell’attivazione. Nessuna affiliazione o garanzia del terzo è implicita nel collegamento.

L’impiego di fornitori esterni non esonera HIROS dagli obblighi relativi alle proprie prestazioni e ai trattamenti effettivamente svolti. I ruoli privacy e le responsabilità di ciascun soggetto dipendono dalle attività effettive e dalla legge, non dalla sola denominazione contrattuale.

6. Piani e prezzi

Il download del programma e la configurazione guidata sono gratuiti. I prezzi in vigore sono quelli della pagina Prezzi alla data della richiesta di attivazione. Sono al mese, per dipendente AI attivo, IVA esclusa. L’offerta o la conferma di attivazione, se diverse, prevalgono.

• Standard: il cliente configura e gestisce. Ogni dipendente include fino a 5 procedure e 10 integrazioni.
• Standard con setup: come Standard; la configurazione iniziale è fatta da noi, al prezzo di setup indicato nella pagina Prezzi o nell’offerta.
• Enterprise: configurazione, modifiche e gestione a cura nostra, capacità e prezzo concordati, assistenza telefonica. L’eventuale PC HIROS Box è concesso in comodato d’uso per la durata del piano.

Il piano si richiede dall’applicazione o dalla pagina Prezzi e si attiva alla nostra conferma scritta. Il pagamento avviene con le modalità e i tempi indicati nella conferma di attivazione o nell’offerta: oggi non ci sono addebiti automatici né pagamenti con carta nel servizio. Il piano dura per il periodo indicato nella conferma e si rinnova solo se lo richiedi o se l’offerta lo prevede; puoi chiedere di non rinnovarlo in qualsiasi momento, con effetto alla fine del periodo già pagato. I periodi già pagati non sono rimborsabili, salvo inadempimento nostro o diverso accordo scritto. Se introdurremo un pagamento online, lo indicheremo nella pagina Abbonamento prima che tu lo usi.

Procedure, integrazioni e persone con accesso in più si aggiungono come extra, al prezzo del listino o dell’offerta. Il piano e gli extra si attivano alla nostra conferma. Modalità e tempi di pagamento sono quelli indicati nell’offerta o nella conferma di attivazione. I consumi del provider di IA non sono inclusi.

7. Uso consentito

Non è consentito usare HIROS per:

• attività illecite;
• inviare comunicazioni indesiderate o ingannevoli;
• accedere a sistemi o dati senza autorizzazione;
• violare diritti di terzi;
• aggirare i limiti del piano o le misure di sicurezza;
• analizzare il servizio per copiarlo;
• pratiche di intelligenza artificiale vietate dall’art. 5 del Regolamento (UE) 2024/1689.

Possiamo limitare o sospendere l’accesso, per il tempo strettamente necessario, se un uso mette a rischio il servizio, altri clienti o terzi. In questi casi ti avvisiamo appena possibile.

8. Proprietà

Il software, il marchio HIROS, il sito e i video restano nostri: il cliente riceve un diritto d’uso non esclusivo per la durata del piano. I dati e i contenuti del cliente restano del cliente. I marchi di terzi mostrati sul sito appartengono ai rispettivi titolari e indicano solo la compatibilità.

9. Disponibilità e assistenza

Facciamo il possibile per mantenere il servizio disponibile e sicuro, con aggiornamenti e manutenzioni che cerchiamo di programmare nei momenti di minor uso. Livelli di servizio garantiti sono previsti solo se concordati per iscritto, per esempio nel piano Enterprise. L’assistenza è via ticket dall’applicazione, e anche telefonica per Enterprise.

10. Limiti di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge e per quanto non imputabile a un nostro inadempimento, il fornitore non risponde delle conseguenze di dati, configurazioni, istruzioni, approvazioni e accessi gestiti dal cliente, né di indisponibilità o modifiche dei servizi esterni contrattualizzati dal cliente. Non è garantita l’infallibilità dei risultati di IA né la continuità delle prestazioni dei terzi.

Per i danni imputabili al fornitore e nei limiti consentiti dalla legge, sono esclusi danni indiretti e lucro cessante; la responsabilità complessiva è limitata ai corrispettivi pagati dal cliente nei dodici mesi precedenti l’evento. Nessuna esclusione o limitazione opera per dolo o colpa grave, violazione di obblighi di ordine pubblico o altre responsabilità inderogabili, incluse quelle eventualmente applicabili in materia di dati personali. I diritti degli interessati e delle autorità restano impregiudicati.

11. Durata, recesso e cessazione

Il rapporto dura finché il piano è attivo. Il cliente può recedere con le modalità e i preavvisi indicati nell’offerta. Noi possiamo recedere con almeno trenta giorni di preavviso, oppure subito in caso di grave violazione di questi termini o di mancato pagamento. Prima della cessazione il cliente può chiederci una copia dei propri dati. Dopo, li cancelliamo come descritto nell’informativa privacy.

12. Accordo sul trattamento dei dati per conto del cliente

Per i dati personali che il cliente inserisce in HIROS o fa elaborare ai dipendenti AI, il cliente è titolare e noi siamo responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. In particolare:

• Istruzioni: trattiamo i dati solo per fornire il servizio e secondo le istruzioni documentate del cliente, cioè questi termini e le configurazioni che imposta.
• Riservatezza: le persone autorizzate a trattarli sono vincolate alla riservatezza.
• Sicurezza: adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate. Le principali sono descritte nell’informativa privacy.
• Sub-responsabili: il cliente autorizza in via generale il ricorso a fornitori di hosting, database e invio email e, quando usa le App collegate gestite da HIROS, alla piattaforma di collegamento alle applicazioni, comunicati nell’informativa. Comunichiamo preventivamente cambiamenti affinché possa opporsi e imponiamo obblighi di protezione equivalenti. Restiamo responsabili degli obblighi dei sub-responsabili incaricati da noi secondo l’art. 28.4 GDPR. I servizi scelti e contrattualizzati direttamente dal cliente sono valutati in base ai ruoli effettivi; non diventano automaticamente nostri sub-responsabili né automaticamente esenti dagli obblighi applicabili.
• Assistenza al cliente: lo aiutiamo a rispondere alle richieste degli interessati e negli adempimenti di sicurezza, valutazione d’impatto e consultazione preventiva, per quanto di nostra competenza.
• Violazioni: comunichiamo al cliente senza ingiustificato ritardo le violazioni di dati personali di cui veniamo a conoscenza.
• Fine del servizio: a scelta del cliente, restituiamo o cancelliamo i dati, salvo obblighi di conservazione di legge.
• Verifiche: mettiamo a disposizione le informazioni necessarie, consentiamo e contribuiamo alle verifiche previste dall’art. 28 GDPR e informiamo il cliente se un’istruzione viola, a nostro giudizio, la normativa sulla protezione dei dati.

Il trattamento dura quanto necessario all’erogazione e alla chiusura del servizio e riguarda organizzazione ed esecuzione delle attività configurate dal cliente: utenti aziendali, clienti, fornitori e interlocutori, dati identificativi, contatti, comunicazioni e documenti conferiti. Il cliente determina finalità, categorie e basi giuridiche, limita i dati al necessario e non affida trattamenti vietati o incompatibili con il servizio. Trasferimenti extra SEE richiedono le garanzie concretamente applicabili: nessuna certificazione generale di conformità è implicita in questi termini.

13. Modifiche ai termini

Possiamo aggiornare questi termini per adeguarli al servizio o alla legge. Le modifiche rilevanti vengono comunicate con almeno trenta giorni di anticipo. Se il cliente non le accetta, può recedere prima che entrino in vigore.

14. Legge applicabile e foro

Questi termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il foro del luogo in cui ha sede il titolare del servizio, salvo diversa previsione inderogabile di legge.

15. Approvazione specifica

Ove applicabili gli artt. 1341 e 1342 c.c., l’amministratore munito dei necessari poteri approva separatamente e specificamente le clausole: art. 5 (obblighi del cliente e manleva), art. 7 (sospensione), art. 9 (assenza di SLA non concordati), art. 10 (esclusioni e limiti di responsabilità), art. 11 (recesso del fornitore) e art. 14 (foro). L’accettazione generale non sostituisce tale approvazione; resta salva ogni disposizione inderogabile.